Le secrétariat téléphonique à distance est un service pouvant être adopté par tous les professionnels de différents secteurs d’activité. Cette prestation de service avantageuse peut très bien supplanter l’embauche d’un secrétaire salarié. Cependant, pour obtenir satisfaction, il est important de bien choisir le prestataire auquel vous allez faire appel. Certes, parmi toutes les sociétés spécialisées dans ce domaine, le choix n’est pas si facile à faire.
Définir vos besoins et votre budget
Avant de vous lancer dans la recherche d’un prestataire de secrétariat téléphonique, il est avant tout nécessaire que vous étudiiez bien vos besoins. Pour cela, décidez d’abord s’il s’agira juste d’un service ponctuel pour compléter l’absence de votre secrétaire en interne ou bien d’une solution pour carrément le remplacer. Après cela, vous pourrez définir les tâches de secrétariat que vous souhaitez externaliser.
Votre activité sera également déterminante pour choisir le bon prestataire puisque vous trouverez sur le marché diverses sociétés spécialisées dans un domaine en particulier. Par exemple, il y a celles qui sont spécialisées en secrétariat médical, celles dédiées aux professions libérales, etc. Vous pourrez alors peaufiner vos recherches en sélectionnant uniquement les prestataires proposant les services qui correspondent à votre activité.
Enfin, vous devrez fixer au préalable votre budget, car les tarifs varient d’un prestataire à un autre. D’ailleurs, le mode de tarification n’est également pas le même. Certains prestataires proposent une tarification horaire, tandis que d’autres proposent une tarification à la tâche ou une facturation au forfait. À vous de faire le choix de ce qui vous conviendra le mieux. Ainsi, vous pourrez encore plus affiner vos recherches en sélectionnant ceux qui proposent les tarifs entrant dans vos moyens.
S’assurer des compétences du prestataire
Une fois que vous avez fait la sélection des prestataires correspondant à vos besoins et à votre budget, vous devez ensuite vous assurer qu’ils sont réellement compétents. Voici notamment les compétences qu’un prestataire en secrétariat téléphonique devrait absolument avoir :
- De l’expérience
C’est sans aucun doute le premier et le plus important des critères à vérifier ! Un secrétaire téléphonique est celui qui représentera votre entreprise auprès de vos clients. Cela ne serait donc pas le choix le plus judicieux à faire d’avoir recours à un débutant, en particulier si votre entreprise est d’une grande taille. Si vous voulez préserver votre image de marque, il vaut mieux alors faire appel à un prestataire qui a un bon nombre d’années d’expérience dans le domaine.
- Un niveau de qualification
Il va sans dire qu’il est crucial que le prestataire que vous choisissez soit bel et bien titulaire d’un diplôme de secrétaire. Et si votre activité est axée sur un domaine en particulier, n’hésitez pas non plus à vérifier que celui-ci dispose de qualifications telles qu’une spécialisation dans le domaine médical, juridique ou autres.
- Une bonne maîtrise technique
Un secrétaire téléphonique doit être totalement à l’aise avec les divers équipements nécessaires pour accomplir sa mission. Il devra par exemple maîtriser des logiciels spécialisés pour prendre rapidement des notes, retranscrire des comptes-rendus ou autres. Il convient alors de bien vérifier que le prestataire que vous choisirez en est bien capable.
Vérifier les qualités relationnelles du prestataire
Un secrétaire à distance est la première personne avec qui vos clients entreront en contact en faisant appel à votre entreprise. Il est donc primordial de vous assurer que les qualités relationnelles de ce dernier sont bien au point. Il devra notamment avoir ces quelques qualités :
- Un bon sens du relationnel
- Une très bonne faculté d’écoute
- La capacité de s’adapter aux besoins du donneur d’ordre (méthodes de travail…)
- La capacité d’accomplir simultanément diverses tâches (les prises de rendez-vous, la saisie de textes, la gestion d’agenda…)
- La disponibilité
- La discrétion (par rapport aux informations sensibles de l’entreprise)
